บริหารโครงการให้อยู่หมัด Microsoft Project 2019

บทที่ 1 หลักการและแนวคิดการบริหารโครงการ

การจะสร้างโครงการต่างๆ ให้สำเร็จได้นั้น จะต้องเกิดจากการวางแผน การบริหาร และการจัดการในส่วนต่างๆ ซึ่งประกอบไปด้วยรายละเอียดมากมาย เช่น การวางแผนงาน, การแบ่งผู้รับผิดชอบงาน, การติดตามการทำงาน รวมไปถึงการควบคุมค่าใช้จ่ายทั้งหมด เป็นต้น โดยอาจมีรายละเอียดของโครงการแตกต่างกันไป ซึ่งก่อนจะไปถึงจุดนั้น เรามาเริ่มปูพื้นฐานในการบริหารโครงการกันก่อนว่าต้องทำอย่างไรกันบ้าง

• ปูพื้นฐานก่อนทำโครงการ
• แนวทางการสร้างโครงการ
• องค์ประกอบของโครงการ
• การบริหารและจัดการโครงการ
• คุณสมบัติของโครงการที่ดี
• ประโยชน์ของการจัดทำโครงการ
• วงจรชีวิตของโครงการ (Project Life Cycle)
• ข้อแนะนำในการจัดทำโครงการ

บทที่ 2 รู้จักโปรแกรม Microsoft Project 2019

ในบทนี้จะมาแนะนำส่วนประกอบต่างๆ รวมถึงความสามารถใหม่ๆ ของโปรแกรม Microsoft Project 2019 เพื่อที่จะได้รู้จักรายละเอียดและหน้าที่ของเครื่องมือที่มีให้ใช้งาน ก่อนที่จะนำโปรแกรมไปสร้างและบริหารจัดการโครงการในลำดับต่อไป

• แนะนำโปรแกรม Microsoft Project 2019
  • เวอร์ชันของโปรแกรม Microsoft Project 2019
  • ความต้องการของระบบ
• คุณสมบัติใหม่ใน Microsoft Project 2019
• ส่วนประกอบของ Microsoft Project 2019
• ชุดเมนูคำสั่งที่จำเป็นใน Microsoft Project 2019
  • แท็บเมนู File
  • แท็บเมนู Task
  • แท็บเมนู Resource
  • แท็บเมนู Report
  • แท็บเมนู Project
  • แท็บเมนู View
  • แท็บเมนู Format
  • วิธีซ่อนแถบริบบอน (Ribbon)
• ชุดเครื่องมือลัด Quick Access Toolbar
  • เพิ่มและลบปุ่มเครื่องมือบน Quick Access Toolbar
  • ย้ายตำแหน่ง Quick Access Toolbar

บทที่ 3 พื้นฐานการสร้างโครงการ

ในบทนี้มาเริ่มต้นการใช้เครื่องมือต่างๆ ในโปรแกรม Microsoft Project เพื่อสร้างโครงการ เช่น การเปิดโครงการ, การสร้างไฟล์โครงการใหม่, การบันทึกไฟล์, การปรับเปลี่ยนมุมมองของงาน, การตั้งค่าในโปรแกรมให้เหมาะสม รวมถึงการบันทึกไฟล์แบบต่างๆ นอกจากนี้ยังเลือกจัดเก็บไฟล์โครงการไว้บนวันไดรฟ์ (OneDrive) เพื่อแชร์หรือทำงานร่วมกันแบบออนไลน์ได้อีกด้วย

• การเปิดโครงการ
  • การกำหนดโครงการ
  • วางแผนการดำเนินการ
• สร้างโครงการใหม่
  • สร้างโครงการใหม่ (Blank Project)
  • สร้างโครงการใหม่ด้วยแม่แบบออนไลน์ (Online Templates)
  • ค้นหาแม่แบบออนไลน์
  • ตัวอย่างแม่แบบออนไลน์
• ปรับตั้งค่าเครื่องมือในโครงการ
• บันทึกไฟล์โครงการ
• ปรับเปลี่ยนมุมมองในการนำเสนอโครงการ
  • มุมมอง Calendar
  • มุมมอง Gantt Chart
• ปรับแต่งลักษณะการนำเสนอโครงการ
  • ติดตั้งเครื่องมือ Gantt Chart Wizard
  • ปรับแต่งลักษณะ Gantt Chart ด้วย Gantt Chart Wizard
  • ปรับเปลี่ยนรูปแบบของแกนเวลา
• ปรับแต่งหน้าต่าง Timeline
  • ซ่อน/แสดงหน้าต่าง Timeline
  • จัดการ Timeline แบบอื่นๆ
• จัดการไฟล์โครงการบนบริการ OneDrive
  • ล็อกอินเข้าใช้งาน Project ด้วย Microsoft Account
  • บันทึกไฟล์โครงการใน OneDrive
• Workshop ท้ายบท
  • กำหนดโครงการวางแผนแต่งงาน
  • วางแผนการดำเนินการ
  • สร้างไฟล์
  • บันทึกไฟล์

บทที่ 4 ลงมือจัดการโครงการ

ในบทนี้จะเป็นการลงมือสร้างโครงการและจัดการกับไฟล์โครงการในลักษณะต่างๆ เช่น การสร้างปฏิทินขององค์กร, การนำปฏิทินไปใช้กับโครงการอื่น, การกำหนดเงื่อนไขการทำงาน, การกำหนดจุดแสดงความคืบหน้า และการสร้างโครงการแบบกำหนดวันเริ่มต้นหรือวันสิ้นสุด เป็นต้น

• การเปิดโครงการ
• สร้างปฏิทินสำหรับโครงการ
• กำหนดตารางการทำงาน
• กำหนดวันหยุดพิเศษ
• กำหนดเงื่อนไขวันทำงาน (กรณีพิเศษ)
• สร้างโครงการแบบกำหนดวันเริ่มต้น
• กำหนดโหมด Manual Scheduled และ Auto Scheduled
• กำหนดหน่วยเวลา
• กำหนดจุดแสดงความคืบหน้า (Milestone)
  • สร้าง Milestone
  • สร้าง Milestone ที่มีค่ามากกว่าศูนย์
• การเลื่อนงาน
• เขียนโน้ตงาน
• การคัดลอกข้อมูล
• การย้ายงาน
• แทรกงานใหม่
• การลบงาน
• ยกเลิกงานชั่วคราว
• เพิ่มคอลัมน์ใน Task Sheet

บทที่ 5 การจัดการงานหลักและงานย่อย

หลังจากสร้างโครงการเสร็จแล้ว ก็มาถึงขั้นตอนการเริ่มลงรายละเอียดของงานว่ามีงานใดต้องทำเป็นประจำเพื่อให้โครงการสำเร็จ รวมถึงการแบ่งงานหลักและงานย่อยออกจากกันเพื่อให้มองเห็นภาพรวมของโครงการ นอกจากนี้ยังมีการกำหนดเลขรายการให้กับงานหลักและงานย่อยเพื่อให้มีความชัดเจนในการทำงานมากขึ้น

• การกำหนดงานที่ต้องทำเป็นประจำ (Recurring Task)
• การกำหนดส่วนของงานหลักและงานย่อยในโครงการ
• การแสดง/ซ่อนงานย่อย (Subtasks)
• วิธีการแทรกงานย่อยในงานหลัก
• การแก้ไขงานย่อยบน Gantt Chart
• Rollup แสดงงานหลักและงานย่อยบน Gantt Chart
• การแสดง/ซ่อนงานหลัก (Project Summary Task)
• การกำหนดเลขรายการหลักและรายการย่อย (Outline Number)

บทที่ 6 สร้างความสัมพันธ์ของงาน

หลังจากที่เราได้กำหนดงานหลักและงานย่อยเสร็จแล้ว สิ่งที่ต้องลงมือทำในอันดับถัดไปก็คือ ต้องมีการวางแผนให้แต่ละงานทำงานได้สอดคล้องกัน หรือสร้างความสัมพันธ์ของงานนั่นเอง เพราะหากเรากำหนดลำดับงานได้อย่างชัดเจน ว่างานใดควรทำก่อน-หลัง หรือทำไปพร้อมกันได้ ก็จะช่วยให้เราปรับความยืดหยุ่นของเวลาการทำงานได้ตามต้องการ

• คำสำคัญที่ต้องรู้
• การกำหนดรูปแบบของความสัมพันธ์
  • FS (Finish-to-Start)
  • SS (Start-to-Start)
  • FF (Finish-to-Finish)
  • SF (Start-to-Finish)
• การสร้างเส้นความสัมพันธ์
  • การสร้างเส้นความสัมพันธ์ในหน้าต่าง Task Information
  • การสร้างเส้นความสัมพันธ์ด้วยการลากเมาส์
  • การสร้างเส้นความสัมพันธ์ครั้งละรายการผ่าน Predecessors
  • การสร้างเส้นความสัมพันธ์ครั้งละหลายรายการผ่าน Predecessors
• การยกเลิกเส้นความสัมพันธ์
  • วิธีที่ 1 คลิกปุ่มเพื่อ Delete
  • วิธีที่ 2 ยกเลิกหรือเปลี่ยนแปลงผ่านหน้าต่าง Task Dependency
  • วิธีที่ 3 ยกเลิกหรือเปลี่ยนแปลงผ่านหน้าต่าง Task Information
• การเลื่อนเวลาด้วย Lead Time และ Lag Time
  • ร่นเวลาเข้า (Lead Time)
  • เลื่อนเวลาออก (Lag Time)
• รวมงานหลักและงานย่อยด้วย Roll up Gantt bars
• วิธียกเลิกการใช้ Roll up Gantt bars

บทที่ 7 กำหนดเงื่อนไขให้โครงการ

นอกจากการจัดลำดับงานที่ดีจะช่วยให้งานสามารถเดินหน้าไปได้อย่างต่อเนื่องแล้ว การกำหนดเงื่อนไขเกี่ยวกับงานที่ทำยังช่วยให้งานเสร็จสิ้นตรงตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการได้ โดยในบทนี้เราจะได้รู้จักกับประเภทของเงื่อนไข และการแบ่งกลุ่มงานด้วยเงื่อนไขในแบบต่างๆ ด้วย

• กำหนดประเภทเงื่อนไขของงาน (Task Constraint)
• กำหนด Task Constraint ในโครงการ
• ยกเลิกการกำหนด Task Constraint
• กำหนดเงื่อนไขการจัดแบ่งกลุ่มงาน
  • แบ่งกลุ่มงานแบบเงื่อนไขเดียว
  • แบ่งกลุ่มงานแบบหลายเงื่อนไข
  • ยกเลิกการแบ่งกลุ่มงานแบบหลายเงื่อนไข

บทที่ 8 จัดสรรทรัพยากรให้คุ้มค่า

ทรัพยากรเป็นสิ่งสำคัญที่จะขับเคลื่อนโครงการให้เดินหน้าไปอย่างเต็มประสิทธิภาพ ในบทนี้จะอธิบายถึงวิธีการจัดสรรทรัพยากรบุคคล, แรงงาน, เครื่องมือ, ค่าใช้จ่าย และต้นทุน ให้อยู่ในแผนงานที่เหมาะสมกับโครงการ รวมถึงการตรวจสอบการใช้งานทรัพยากรในโครงการด้วย

• กำหนดทรัพยากรให้กับงาน
• เพิ่มทรัพยากรใหม่ลงในโครงการ
• กำหนดชื่อย่อและกลุ่มของทรัพยากร
• สร้างคลังทรัพยากร (Resource Pool)
• จัดสรรทรัพยากรให้กับงาน
  • จัดสรรทรัพยากรด้วยหน้าต่าง Task Sheet
  • จัดสรรทรัพยากรด้วยหน้าต่าง Assign Resources
• ยกเลิกการจัดสรรทรัพยากร
• กำหนดวันเริ่มต้นของทรัพยากร
• ระบุค่าใช้จ่ายของทรัพยากร
• กำหนดวิธีชำระเงิน
• ตรวจสอบการใช้งานทรัพยากรเพื่อความคล่องตัว
  • ตรวจสอบปริมาณการใช้ทรัพยากร
  • ตรวจสอบรายชื่อทรัพยากรที่ใช้งานเกินขีดจำกัด
  • ตรวจสอบเปอร์เซ็นต์การใช้ทรัพยากรแต่ละชนิด

บทที่ 9 แก้ไขปัญหาการใช้ทรัพยากร

เมื่อจัดสรรทรัพยากรในโครงการเสร็จเรียบร้อยแล้ว แต่ก็อาจเกิดปัญหาขึ้นได้ระหว่างที่กำลังทำงาน เราสามารถแก้ไขปัญหาการใช้ทรัพยากรในโครงการโดยใช้เครื่องมือต่างๆ ได้ เช่น Resource Usage หรือ Resource Graph เป็นต้น รวมถึงการใช้วิธีปรับเปลี่ยนแผนงานในโครงการร่วมด้วยอีกทางหนึ่ง

• ใช้ Resource Usage ตรวจสอบชั่วโมงการใช้งานทรัพยากร
• ใช้ Resource Graph ตรวจสอบการใช้งานทรัพยากรที่เกินขีดความสามารถ
• ปรับมุมมองหน้าต่างให้แสดงข้อมูลตามต้องการ
• แก้ไขปัญหาที่เกิดจากการทำงานและปรับแผนงาน
  • เพิ่มแรงงานให้มากกว่าเดิม
  • ปรับเปลี่ยนวันสิ้นสุด
  • เปลี่ยนชนิดของทรัพยากร
  • ปรับชั่วโมงการทำงานนอกเวลา

บทที่ 10 แก้ไขความเสี่ยงที่เกิดขึ้นในโครงการ

ทุกโครงการล้วนมีความเสี่ยงที่งานจะเสร็จช้ากว่าที่ตั้งใจเอาไว้ แต่เราสามารถตรวจสอบตารางเวลาในโครงการเพื่อแก้ไขปัญหางานวิกฤต (Critical Tasks) และเส้นทางวิกฤต (Critical Path) ซึ่งในบทนี้จะบอกขั้นตอนที่จะพาโครงการหลีกเลี่ยงจากความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น

• งานวิกฤต (Critical Tasks) และเส้นทางวิกฤต (Critical Path)
• แนวทางการป้องกันงานวิกฤต
• กำหนดรูปแบบของงานวิกฤต
• วิธีจัดการกับงานวิกฤต
• การแก้ไขงานวิกฤต
  • ตั้งค่าระยะเวลาให้ลอยตัว
  • เพิ่มจำนวนคนให้มากขึ้น
  • ปรับเปลี่ยนงานในแบบขั้นบันได (Laddering)
  • เพิ่มชั่วโมงทำงานนอกเวลา (Overtime)
  • เพิ่มระยะเวลาลอยตัว (Slack Time)
• แนวทางการจัดการความเสี่ยง
  • ติดตามความคืบหน้าแบบใกล้ชิด
  • ประเมินความเสี่ยงก่อนที่จะสายเกินไป

บทที่ 11 ติดตามความคืบหน้าและประเมินผล

มาติดตามความคืบหน้าของโครงการได้ด้วย Baseline รวมถึงบันทึกความคืบหน้าของโครงการผ่าน % Complete และการประเมินผลโครงการโดยใช้ Progress Lines หรือ Interim Plan เพื่อช่วยให้การปฏิบัติงานมีความแม่นยำมากที่สุด

• ประโยชน์ที่ได้รับจากการติดตามโครงการ
• สร้าง Baseline เพื่อตรวจสอบความก้าวหน้า
• กำหนดสถานะวันที่ด้วย Status Date
• กำหนดความคืบหน้าของงาน
• ใช้ Resource Usage กำหนดความคืบหน้าของทรัพยากร
• ตรวจสอบพร้อมกำหนดความคืบหน้างานในแต่ละวัน
• ตรวจสอบพร้อมกำหนดความคืบหน้าโครงการ
• บันทึกความก้าวหน้าของโครงการด้วย % Complete
• ใช้ Progress Lines ตรวจสอบความคืบหน้าหรือความล่าช้าของงาน
  • การอ่านเส้น Progress Lines
  • วิธีลบเส้น Progress Lines
• เปรียบเทียบแผนงาน ต้องใช้ Interim Plan
• แสดงภาพรวมโครงการด้วย Project Statistic
• แสดงช่อง Task Summary Name

บทที่ 12 การกรองและเรียงลำดับข้อมูล

โครงการที่มีขนาดใหญ่ๆ ตัวอย่างเช่น โครงการสร้างบ้าน เราสามารถใช้วิธีการกรองข้อมูลและการเรียงลำดับข้อมูล เพื่อเลือกดูเฉพาะข้อมูลที่ต้องการได้ จะได้ทราบว่าตอนนี้โครงการดำเนินงานสำเร็จไปกี่เปอร์เซ็นต์ หรือใช้งานทรัพยากรไปแล้วเท่าไหร่ จะได้แก้ไขหรือปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมกับงาน

• ประโยชน์ที่ได้รับจากการกรองข้อมูล
• ขั้นตอนการกรองข้อมูลโดยใช้ Filter
  • ยกเลิกการใช้ Filter
  • การใช้ Filter อื่นๆ
• วิธีกำหนดเงื่อนไขการกรองข้อมูล
• การกรองข้อมูลด้วย AutoFilter
• ประยุกต์ใช้งาน Filter และ AutoFilter
• การจัดเรียงลำดับข้อมูล

บทที่ 13 ควบคุมงบประมาณและค่าใช้จ่ายของโครงการ

งบประมาณ หรือค่าใช้จ่ายของโครงการถือเป็นปัจจัยสำคัญ เพราะถ้าไม่ควบคุม โครงการของเราอาจมีราคาสูงเกินงบประมาณที่ได้ตั้งเอาไว้ ถ้าเราสามารถควบคุมงบประมาณและค่าใช้จ่ายต่างๆ ในโครงการให้เป็นไปตามแผนงานได้ โอกาสที่โครงการจะประสบความสำเร็จย่อมมีมากขึ้นตามไปด้วย

• ตรวจสอบค่าใช้จ่ายของโครงการ
  • กำหนดการตรวจสอบงบประมาณ
  • กำหนดการตรวจสอบค่าใช้จ่ายของทรัพยากรต่องาน
  • ยกเลิกการแสดงผลการจัดกลุ่มทรัพยากร
• กำหนดการตรวจสอบค่าใช้จ่ายทรัพยากรด้วยกราฟ
• ตรวจสอบข้อมูลทางบัญชีและการเงินด้วย Earned Value
• ปรับค่าใช้จ่ายให้ตรงกับความเป็นจริง
• จัดทำข้อมูลเพื่อนำเสนอรายงานทางการเงินด้วยโปรแกรม MS-Excel
• สร้าง PivotTable สำหรับนำเสนอข้อมูล

บทที่ 14 สร้างรายงานและพิมพ์รายงาน

เมื่อโครงการอยู่ในระหว่างลงมือทำ ผู้บริหารและทีมงานอาจไม่สะดวกที่จะเปิดดูบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ ก็สามารถเลือกพิมพ์รายงานออกมาเพื่อดูภาพรวมของโครงการทั้งหมดว่ามีข้อมูลใดบ้าง เช่น ความคืบหน้าโครงการ, การดำเนินงาน, ค่าใช้จ่าย หรือทรัพยากรต่างๆ เป็นต้น

• สร้างรายงานพร้อมพิมพ์ด้วย Report
• ออกแบบและสร้างรายงานใหม่
• แสดงชาร์ตแบบ Network Diagram
• แสดงรายงานบนหน้าจอด้วย Visual Reports
• การปรับแต่งรายงาน
• แสดงรายละเอียดข้อมูลด้วย PivotTable
• สั่งพิมพ์รายงานผ่านพรินเตอร์
• พิมพ์รายงานในรูปแบบไฟล์ PDF

บทที่ 15 ใช้งาน MS-Project ร่วมกับโปรแกรมและบริการอื่นๆ

เราสามารถใช้ MS-Project ทำงานร่วมกับโปรแกรมและบริการอื่นๆ ได้เป็นอย่างดี เช่น ใช้ร่วมกับ MS-Excel, MS-PowerPoint หรือแบ่งปันข้อมูลโครงการผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ต การซิงค์กับ Project Online และ Project Server Sync รวมถึงการบันทึกไฟล์โครงการในหลายๆ ลักษณะเพื่อนำไปใช้งานตามความต้องการ

• นำข้อมูลจาก MS-Project ไปใช้ใน MS-Excel
• นำสไลด์จาก MS-PowerPoint มาใช้งาน
• ส่งออกข้อมูลโครงการในรูปแบบเอกสาร PDF
• ส่งออกไฟล์โครงการให้เป็นไฟล์ประเภทอื่นๆ
• สร้างรหัสผ่านเพิ่มความปลอดภัยให้กับไฟล์โครงการ
• การซิงค์กับ Project Online และ Project Server Sync
  • วิธีที่ 1 การซิงค์เปิดไฟล์ MS-Project ผ่านเว็บไซต์ SharePoint
  • วิธีที่ 2 การซิงค์ MS-Project ด้วย SharePoint
• เปิดใช้งานผ่าน Microsoft 365